Wet open overheid

Portefeuillehouder
Johnas van Lammeren

Inleiding

Op 1 mei 2022 is de Wet Open overheid (Woo) in werking getreden In artikel 3.5 (de Openbaarheidsparagraaf) van de Woo is voorgeschreven dat gemeenten in de jaarlijkse begroting aandacht besteden aan de beleidsvoornemens inzake de uitvoering van deze wet en in de jaarlijkse verantwoording verslag doen van de uitvoering ervan, mede in relatie tot de beleidsvoornemens. Deze begroting en jaarlijkse verantwoording vloeien voort uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

In de memorie van toelichting bij de Woo staat onder andere dat met dit artikel beoogd wordt een impuls te geven aan de actieve openbaarheid door voor te schrijven dat bestuursorganen in hun begroting en verantwoordingsverslag aan moeten geven hoe zij rekening houden met de bepalingen uit de Woo.
Deze verplichting geldt reeds voor de jaarrekening 2022. Daarnaast dient de openbaarheidsparagraaf Woo in de begroting en jaarrekening te worden opgenomen via een afzonderlijke paragraaf. Met deze paragraaf voldoen we aan de wettelijke voorschriften.

Beleidskader / algemene uitgangspunten

Wet open overheid (Woo)

Voorgenomen ambitie 
De Woo heeft als doel overheden meer open en transparant te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. De implementatie van de Wet open overheid is een traject van meerdere jaren. Bij de start van de Wet, mei 2022, zijn een aantal verplichtingen doorgevoerd, zoals het aanstellen van Woo contactpersonen in de organisatie. Later dat jaar, op 4 oktober is de ambitie van de Woo vastgesteld door de raad en is gestart met een zestal actiepunten: 

1. We creëren bewustwording bij bestuur en organisatie over openbaarheid en transparantie; 

2. We richten actief een kwaliteitscyclus in; 

3. We hebben afspraken over informatieopslag en actieve openbaarmaking; 

4. We analyseren ons proces rondom informatieverzoeken en Woo -verzoeken; 

5. We besteden aan en starten met implementeren een digitaal archief; 

6. We sluiten zo spoedig als mogelijk aan op het landelijke platform PLOOI . 

Hieronder geven we per actiepunt een toelichting van wat in 2023 is gerealiseerd. De gemeenteraad is op 14 maart en 19 juni en 13 februari 2024 geïnformeerd over de voortgang.  

Creëren van bewustwording en bewaken van kwaliteit (1, 2 en 3) 

In 2023 zijn binnen iedere afdeling van de gemeente uitgebreide interviews gehouden over hoe informatie binnen die afdelingen wordt opgeslagen en beheerd. Ook is het belang van het transparant werken en het (actief) openbaar maken van informatie bij de afdelingen benadrukt. We zien dat de managementteams van de afdelingen zich bewust zijn van de noodzaak van transparantie en het goed beheren van informatie. Het eenmalig voeren van interviews is echter niet genoeg. Via halfjaarlijkse vervolgafspraken, in het kader van een gestructureerde kwaliteitscyclus, wordt daarom naleving van afspraken gecontroleerd en waar nodig bijgestuurd. 

Verbeteren van het proces rondom Woo-verzoeken (4) 

Het proces rondom de Woo-verzoeken is in 2023 uitgebreid onder de loep genomen. We zien sinds de inwerkingtreding van de Woo het aantal verzoeken toenemen, maar ook de complexiteit van de ingediende verzoeken groter worden. 

Aan het begin van 2023 constateerden we dat er hierdoor een achterstand was in het (tijdig) beantwoorden van Woo-verzoeken. Eind 2023 waren de achterstanden echter zo goed als volledig ingelopen. Dit is mede mogelijk gemaakt door een grondige analyse van het proces van beantwoording van de verzoeken, waarbij zowel in het proces als in de ondersteunende systemen een aantal innovaties is doorgevoerd. In de eerste helft van 2024 wordt deze analyse voortgezet, omdat op dat moment meer/nieuwe ondersteuningsmiddelen beschikbaar zijn. 

Digitaal archief / e-depot (5) 

We hebben eind 2023 het nieuwe digitale archief ingekocht en geïmplementeerd. Met het digitale archief kunnen wij onze digitale informatie eenvoudig en toegankelijk beschikbaar stellen aan onze inwoners. De eerste stap die we hiervoor gaan zetten is dat we in de eerste helft van 2024 de eerste digitale bouwdossiers openbaar gaan. We beginnen met het openbaar maken van de bouwdossiers van, in een nog te bepalen volgorde, de gemeente Amersfoort en de regiogemeenten Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest en Woudenberg. We verwachten hier tenminste 2024 voor nodig te hebben. 

Aansluiting bij landelijke publicatievoorziening (6)  

Eind 2023 bleek dat het landelijke platform PLOOI niet verder ontwikkeld zou worden. Wel is daarvoor in de plaats de landelijke Woo-index gekomen (https://organisaties.overheid.nl/woo/35134/Gemeente_Amersfoort ). Via deze index kunnen we als gemeente doorgeven waar wij welke Woo-informatie online publiceren. Omdat deze index niet zelf informatie publiceert, maar vooral een doorgeefluik is, moesten we als gemeente zelf voor een publicatieplatform voor Woo-informatie zorgen. Eind 2023 is dit platform aangeschaft en geïmplementeerd. In het eerste kwartaal zullen we de eerste Woo-informatie die we nu nog niet openbaar maken via dit platform publiceren.