Bedrijfsvoering

Amersfoort groeit en blijft ook de komende jaren doorgroeien. Dat zien we ook terug in de opgaven en projecten waaraan we werken; de taken en opgaven nemen niet alleen toe maar worden ook steeds complexer. We maken een schaalsprong als stad en dat vraagt ook om een schaalsprong als organisatie. Om onze opgaven – samen met de stad -beter te kunnen realiseren en de dienstverlening aan onze inwoners op peil houden hebben we in 2023 grotendeels invulling gegeven aan extra capaciteit die mogelijk werd door de eerder beschikbare middelen van 6 miljoen. In 2023 is het opgavegericht werken verder doorontwikkeld. Onder andere door te gaan werken in dedicated teams, die in een vast ritme samenwerken aan een roadmap en resultaten opleveren.  Dit zorgt voor een scherpere focus. Daarnaast is het portfoliomanagement ingericht om beschikbare middelen en capaciteit slimmer in te zetten op de belangrijkste en meest haalbare opgaven.   

Na Corona hebben we de weg naar het stadhuis weer gevonden. Tegelijkertijd zien we dat het werken op afstand blijvend is. De organisatie werkt langs de lijn van het Activiteit Gerelateerd Werken. Dit houdt in dat het type werk (de activiteit) en met wie je samenwerkt bepaalt welke (werk)plek het meest geschikt is. Het stadhuis is een plek van ontmoeten, samenwerken en verbinden. Met deze AGW- werkwijze wordt steeds meer ervaring opgedaan zodat de opgedane (leer)ervaringen ook meegenomen kunnen worden in de inrichting van het Huis van de Stad. 

De huidige krapte op de arbeidsmarkt vraagt om als aantrekkelijke werkgever te blijven investeren in de vaardigheden en (talent) ontwikkeling van onze medewerkers en het werven van nieuwe talenten. Kennisbehoud en kennisontwikkeling, inzetten op innovatie en datagericht werken, investeren in talentontwikkeling, brede inzetbaarheid en meer diversiteit in het personeelsbestand zorgen ervoor dat we beter in staat zijn om de complexe vraagstukken van de stad op integrale wijze aan te pakken. In 2023 waren we met de komst van 1,5 fte recruiter en arbeidsmarktcommunicatie adviseur beter in staat nieuwe medewerkers te vinden. In ons opleidingsbeleid focussen we onder andere op het versterken van digitale vaardigheden en samenwerkvaardigheden (de zogenaamde 21ste eeuwse vaardigheden) en het verstevigen van vaardigheden om meer integraal te kunnen werken in opgaven.

Inclusieve organisatie - We zijn een lerende organisatie met oog en aandacht voor ieders bijdrage en talenten  
Deze lerende, open en reflectieve houding vraagt continue, structurele aandacht en inzet. 
In 2023 is er bij de afdelingen PCA en O&T capaciteit bijgekomen voor het thema diversiteit, gelijkwaardigheid en inclusie. We hebben deelgenomen aan de landelijke Diversity Day; met dit jaar als thema: ‘verschil verrijkt’. Mounir Samuel hield een lezing aan de hand van zijn boek: “je mag ook niets meer zeggen”, waarin hij een voorstel doet voor een nieuwe taal voor een nieuwe tijd: woorden doen ertoe. Het is onmogelijk om de vele noodzakelijke gesprekken over moeilijke thema’s zoals racisme, klimaat, sociale ongelijkheid, vlucht en migratie, kolonialisme, slavernijverleden, LHBTIQ+ rechten, genderrollen, beperking en toegankelijkheid te voeren zonder ons bewust te zijn van de taal die we gebruiken en de spanning (en emoties) die deze oproept. Leidinggevenden voeren naar aanleiding van dit boek gesprekken met hun afdeling over inclusie. Verder was er op Diversity Day een sessie waarin collega’s vertellen hoe het is om bij Amersfoort te werken met een beperking, en een diversiteitsborrel met diversiteitsbingo. Andere activiteiten waren onder meer een racisme simulatiesessie, gastles over het slavernijverleden, uitnodiging aan collega's voor herdenking en Keti Koti, meevaren op de Canal Pride en interviews in de Coffee Connect n.a.v. het boek “Je mag ook niets meer zeggen”. 

In 2023 is er ook een onderzoek uitgevoerd naar institutioneel racisme bij gemeenten in de rol van werkgever. We hebben als gemeente Amersfoort meegedaan aan dit onderzoek om te leren en te kunnen groeien. Het rapport geeft ons aanknopingspunten om onze bedrijfscultuur verder te verbeteren en te verrijken, hiertoe is een project opgestart.

• Vacatureteksten worden herschreven met inclusief taalgebruik.  
• Minder eisen in vacatureteksten uitvragen. 
• Pilots uitgevoerd met objectievere selectiemethoden (gestructureerd interview).  
• Een bijdrage geleverd aan het blad “Jong en Ambtenaar’, een speciale uitgave van Binnenlands bestuur.  
• Ons ingezet om mensen uit de doelgroep van de Wet Banenafspraak duurzaam een plek te bieden bij de gemeente Amersfoort en te behouden. In 2023 heeft dit geleid tot 4 nieuwe plaatsingen. In totaal werken op dit moment 18 medewerkers uit het doelgroepregister bij de gemeente Amersfoort.
• Toegankelijkheid en inclusie is een belangrijk thema bij het Huis van de Stad.  

Integriteit – we zijn een betrouwbare gemeentelijke organisatie  

Wij vinden het belangrijk dat wij een sociaal veilige gemeentelijke organisatie zijn. Wij zetten in op blijvend meer bewustwording en aandacht voor integriteit en veiligheid op de werkvloer. In 2022 waren enkele landelijke incidenten rondom ongewenst gedrag de aanleiding voor verdere bewustwordingsacties in de organisatie. De gedragsnormen en waarden van gemeente Amersfoort uit het handboek personeel zijn bij iedereen onder de aandacht gebracht tijdens Coffee Connect momenten, in lunchbijeenkomsten en workshops. Ook is er voor het management een workshop Ongewenste Omgangsvormen en Machtsverhoudingen, georganiseerd. Nieuwe medewerkers krijgen op de introductiedag informatie over de lijn die in Amersfoort rondom integriteit wordt gevolgd. 
In mei 2022 is het tweejaarlijkse Werkbelevingsonderzoek gehouden. In dit onderzoek waren vragen opgenomen over de ervaren sociale veiligheid van medewerkers (denk aan vragen als ‘Op mijn werk durf ik mezelf te zijn; ik durf voor mezelf op te komen en kan goed feedback geven op collega’s en leidinggevende). Gemeentebreed realiseren we hier een 7,7. Waar uit de rapporten blijkt dat het aandacht nodig heeft, wordt hier het gesprek over georganiseerd.  

Vertrouwenspersoon  

De organisatie beschikte in 2023 over twee interne vertrouwenspersonen, 1 externe vertrouwenspersoon en een coördinator. In het najaar is een wervingsactie gestart om het team van vertrouwenspersonen uit te breiden. Dit heeft geresulteerd in drie nieuwe vertrouwenspersonen die een aanvullende achtergrond op het huidige team (denk aan leeftijd, culturele en religieuze achtergrond, LHBTIQA+) hebben en bijzonder gemotiveerd zijn. Zij beschikken over de vaardigheden die wij belangrijk vinden voor deze rol. In 2024 zullen zij van start gaan. 

Meldingen  

De landelijke ontwikkelingen rondom ongewenste omgangsvormen in relatie tot machtsverhouding heeft ertoe geleid dat dit onderwerp meer bespreekbaar is geworden binnen de organisatie. Er zijn hiervoor workshops (On)Gewenste Omgangsvormen in verschillende afdelingen uitgevoerd. De vertrouwenspersonen zijn in 2023 door 49 personen benaderd voor een individueel gesprek. Door snelle inzet van de vertrouwenspersonen is in veel gevallen verdere escalatie voorkomen, is het werkplezier, de productiviteit en werksfeer verbeterd. Meer dan 90% van alle meldingen en signalen zijn informeel opgelost door het verbeteren van de situatie, verstrekken van informatie en tips, het bespreekbaar maken van de meldingen en/of emotionele verwerking door het voeren van gesprekken.  

De meldingen bestonden uit 6 kwesties rondom ongewenste omgangsvormen, 7 (vermeende) integriteitskwesties en 19 meldingen over verhouding leidinggevende – medewerkers / teams. Daarnaast zijn er 15 signalen over dit laatste onderwerp bij de vertrouwenspersonen terecht gekomen.  
Alle meldingen en signalen zijn onderzocht en het grootste deel kon worden afgedaan met goede gesprekken, interventies waar nodig en monitoring van de voortgang. Enkele zaken lopen nog door in 2024. Er zijn geen klachten ingediend bij de landelijke klachtencommissie.

Thuiswerken en vitaliteit  
Het activiteit gericht werken/hybride werken heeft een stevige plek gekregen in de organisatie. Alle medewerkers (exclusief ZZP-ers) hebben de mogelijkheid een goede ARBO-stoel, een hoog-laag bureau en een beeldscherm in bruikleen te krijgen. In het najaar van 2021 is een contract afgesloten met het circulair bedrijf Opnieuw! die via een webportaal aan alle medewerkers ergonomisch verantwoorde thuiswerkplek faciliteiten in bruikleen aanbiedt. De ARBO-stoel wordt door een ergonomisch specialist direct bij levering thuis, ingesteld.   
Vanuit preventieoogpunt is het pauzeprogramma Pausit gecontinueerd, een persoonlijke digitale coach met oefeningen en bewustwordingsacties op vitaal gebied. Nek- en schouderklachten, maar ook rugklachten kunnen hiermee voorkomen worden.  

Verzuim  

Wij hanteren het eigen regiemodel voor de verzuimbegeleiding.  In april is de adviseur inzetbaarheid gestart binnen de organisatie. Deze ondersteunt de leidinggevenden (casemanagers) bij de uitvoering van het verzuimtraject volgens de Wet Verbetering Poortwachter, samen met de bedrijfsartsen.  
De verzuimcijfers zijn in 2023 gelijk gebleven aan het jaar daarvoor, 7,1%. De ernst en complexiteit van het soort aandoeningen waardoor herstel en re-integratie langer duurt, speelde ook dit jaar bij de complexe psychische klachten en long covid klachten. Daarnaast is er ten aanzien van de interventies in de reguliere sector een langere wachttijd, ook hierdoor neemt de duur van het (lang) verzuim toe.

De inzet van bedrijfsmaatschappelijk werk is ook in 2023 van belang gebleken. Werk-privé balans, stress en (dreigende) burn-out en verwerkingsproblemen waren onderwerp van de hulpvragen. De overige lagen op het gebied van copingstijl, werkdruk, relatie met collega/leidinggevende, andere persoonlijke problemen, (dreigend) conflict en assertiviteit. 

In 2023 hebben we gewerkt aan het opstellen van een intern dienstverleningsconcept. Komend jaar wordt dit concept afgerond. Het vormt samen met het externe dienstverleningsconcept de visie over hoe we de dienstverlening in het Huis van de Stad voor ons zien.

Facilitaire zaken
Zoals afgelopen jaar ook al is aangegeven, vraagt de instandhouding van de huisvesting van de ambtelijke en bestuurlijke organisatie doorlopend aandacht. In het licht van de planvorming voor het toekomstig Stadhuis is het onderhoud beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Een acceptabel en ARBO-verantwoord werkklimaat is de basis, waarbij er de komende jaren nog wel diverse aanpassingen en maatregelen nodig zijn. De aanpassingen passen binnen de beschikbaar gestelde budgetten. Wel zien we dat de technische installaties aan het einde van hun levensduur zijn en het steeds meer inspanning kost om het gebouw acceptabel te laten functioneren.  

Ook in 2023 hebben we “de knop om” laten staan en hebben we minder gekoeld en verwarmd dan voorgaande jaren. Omdat er op basis hiervan veel klachten zijn geweest over het klimaat en daarmee het welbevinden van ons personeel, hebben we enige concessie aan het concept gedaan. We hebben in de zomer de temperatuur naar beneden bijgesteld en in de winter naar boven bijgesteld om zodoende een behaaglijker binnenklimaat te realiseren.

Het college heeft in juni 2023 de bestuurlijke visie op digitalisering vastgesteld. Dit was een uniek moment omdat dit nog niet eerder was gedaan. De adviesorganisatie klankbordgroep digitalisering en ethiek heeft zich positief uitgesproken over de visie. Zij sprak de wens uit om betrokken te worden op projecten waar (digitale) interactie met inwoners plaatsvindt of waar data van inwoners verwerkt worden. Als voorbeelden zijn het virtueel inkomensloket en de leefbarometer genoemd.

Menselijke maat in digitale dienstverlening centraal stellen.
We willen mensgericht digitaliseren. Dat betekent dat we processen waar dit kan digitaliseren, zodat inwoners makkelijk toegang hebben zoals bijvoorbeeld in de nieuwe digitale belastingbalie. Hierdoor kunnen wij ook efficiënter werken om daarmee uiteindelijk de uitvoeringskosten te kunnen laten dalen. Voor een deel van de burgers en vragen werken digitale processen echter niet goed; het leidt tot stress, geen goed antwoord of een ervaren ‘afstand’. Daarom zetten we in 2023 in op maatwerk in onze processen en kunnen inwoners onverminderd telefonisch of aan de balie bij ons terecht.

Digitalisering inzetten om opgaven verder te brengen.
Om digitalisering te kunnen benutten, ontwikkelen we ons tot een digitaal volwassen organisatie. In 2023 hebben we voor alle leidinggevenden en directe collega’s een training georganiseerd (120 deelnemers). We blijven daarmee investeren in een moderne, veilige en digitaal duurzame informatievoorziening. Onze (toekomstige) dienstverlening houden we daarmee op een hoogwaardig niveau. Het stelt ons in staat om mee te kunnen gaan met nieuwe, opkomende technologieën. In 2023 hebben we werk gemaakt van het koploperschap in het DMI-ecosysteem en onze verantwoordelijkheid in Earth-Valley verder geconcretiseerd, waarbij project LIVE inmiddels is afgerond. We zijn partner geworden van de DigiC innovatieprojecten om circulaire bouw te ondersteunen met slimme digitale toepassingen.

Bewuste, verantwoorde en transparante inzet.
We maken expliciete keuzes of en hoe data en informatie wordt gebruikt, gedeeld en beschermd, volgens geldende wet- en regelgeving en ethische richtlijnen. Als iets kan betekent het niet dat we dit als gemeente ook zouden moeten willen. Toezichthouders hebben in 2023 een actieve rol gehad binnen de portfolio van projecten en dat blijven we doen. We hebben daarnaast een actief risicomanagement. Omdat een deel van onze data en informatie wordt gegenereerd en verwerkt door leveranciers, zijn onze juristen, contractbeheerders en specialisten met hen in gesprek over de risico’s die zij lopen.

Inleiding

In de Rechmatigheidsverantwoording , zoals opgenomen in de jaarrekening, licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties financieel rechtmatig zijn. Alle geconstateerde onrechtmatigheden die groter zijn dan de rapportagegrens van € 300.000, zijn in deze paragraaf toegelicht.

Het opnemen van de rechtmatigheidsverantwoording inclusief de toelichting in deze paragraaf bedrijfsvoering is door het ministerie BZK verplicht gesteld voor de jaarrekening 2023 en verder. Dit jaar is dus de eerste keer dat ons College zich hierover moet verantwoorden richting uw Raad. Wij kunnen ons voorstellen dat dit voor beide kanten even wennen is. Voorheen kreeg u deze informatie via de accountant in hun accountantsrapport; vanaf dit jaar ontvangt u die informatie van ons college. Het ministerie van BZK heeft aangegeven dat gemeenten in hun jaarstukken een aparte rechtmatigheidsverklaring moeten opnemen, maar ook dat we in deze paragraaf bedrijfsvoering de begrotingsonrechtmatigheden moeten toelichten. Wij kunnen ons voorstellen dat dit (zeker voor de eerste keer) enigszins als een zoekplaatje over komt; maar helaas hebben wij hier geen keuze in.

Geconstateerde afwijkingen
Begrotingsonrechtmatigheden

De acceptabele begrotingsonrechtmatigheden zijn niet toegelicht in deze paragraaf bedrijfsvoering. Voor meer informatie over de afwijkingen van de baten en lasten ten opzichte van de begroting, verwijzen wij naar de financiële analyse bij de programma's.
Toe te lichten begrotingsonrechtmatigheden
Westelijke ontsluiting

Binnen programma 1.4 Mobiliteit is er sprake van twee afwijkingen die niet acceptabel zijn conform de financiële verordening. Het gaat om afwikkelingskosten voor het project Westelijke Ontsluiting van € 0,5 miljoen en een storting in de voorziening juridische claims voor € 5,4 miljoen. Dit laatste heeft ook betrekking op het oude project Westelijke Ontsluiting. In de begroting 2023 zijn deze twee onderwerpen benoemd bij de financiële risico's maar was er nog onzekerheid rondom de afwikkeling van het oude project. Eind 2023 is er sprake van nieuwe ontwikkelingen zoals inzicht in de nieuwe plannen voor de westzijde van de stad en gesprekken met netbeheerders en telecombedrijven ten behoeve van de definitieve afrekening.

Voorwaardencriterium

Onrechtmatigheden Europese aanbestedingsgrenzen Oekraïne opvang
In 2023 zijn de contracten t.b.v. de Zonnehof en Plotterweg verlengd ten behoeve van de opvang van Oekraïense ontheemden in 2023. Deze contracten hadden Europees aanbesteed moeten worden, omdat de omvang van de contracten hoger is dan de Europese aanbestedingsgrens. Voor een verdere toelichting verwijzen wij naar het collegebericht Onrechtmatigheid contracten Oekraïne opvang Zonnehof .
Onrechtmatig verstrekte subsidies
Uit intern onderzoek in 2023 is gebleken dat de wijze waarop incidentele subsidies in 2023 en voorgaande jaren zijn verstrekt niet in overeenstemming zijn met de Algemene subsidieverordening van de gemeente Amersfoort en de Algemene wet bestuursrecht.
De verleende subsidies zijn correct opgenomen in de begroting en zijn conform beleid van de gemeente. De onrechtmatigheid voor deze subsidies vloeit voort uit de keuze om deze te verstrekken als incidentele subsidies. Dit hadden subsidies met een andere grondslag moeten zijn, bijvoorbeeld begrotingssubsidie of subsidieregelingen en in sommige gevallen zijn er subsidies verstrekt terwijl er feitelijk sprake was van een inkooprelatie. Deze onrechtmatigheid heeft geen gevolgen voor de ontvangers in 2023.
Op dit moment is de gemeente Amersfoort bezig met het traject om deze subsidies om te zetten in de juiste vorm. De verwachting is dat dit voor de meeste subsidies zal gebeuren in 2024, maar het is niet uitgesloten dat voor enkele incidentele subsidies dit traject langer zal duren.

Daarnaast is er in 2023 een aantal begrotingssubsidies verstrekt waarvan de toekenning hoger is, dan het opgenomen bedrag, zoals dat opgenomen was in de subsidieparagraaf van de begroting 2023. Dit komt met name omdat nog niet alle indexaties voor de begrotingssubsidies bekend waren ten tijde van het opstellen van de begroting 2023. In 2024 gaan wij deze onrechtmatigheid adresseren door gedurende het jaar op enkele vaste momenten tussentijdse wijzigingen voor te leggen aan de raad.

Naleving Wet financiering decentrale overheden (Wet FIDO)

De Wet FIDO bepaalt dat het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties alleen mag voor de publieke taak. Enige uitzondering hierop is het uitzetten van overtollige middelen. Deze uitzettingen dienen dan een prudent karakter te hebben en niet gericht te zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatig risico. Daarnaast bepaalt de Wet FIDO dat de gemiddelde netto vlottende schuld per kwartaal niet de kasgeldlimiet overschrijdt (bepaald in de Uitvoeringsregeling Financiering Decentrale Overheden) en dat het renterisico op de vaste schuld van de gemeente de renterisiconorm (bepaald in dezelfde uitvoeringsregeling), niet overschrijdt. Wij hebben de bepalingen in de Wet FIDO nageleefd en hiermee rechtmatig gehandeld, zowel financieel als niet financieel.

Bij fraude door een persoon of organisatie wordt bewust misbruik gemaakt van vertrouwen om een voordeel te behalen. Fraude is een verzamelnaam voor meerdere gerelateerde begrippen zoals niet-integer gedrag (integriteit), misbruik- en oneigenlijk gebruik, corruptie en criminaliteit.
Het voorkomen van fraude en misbruik en oneigenlijk (M&O) gebruik is daarom binnen de organisatie een belangrijk aandachtspunt. Op dit moment heeft de gemeente nog geen centraal fraude en M&O beleid vastgesteld. Echter in de werkprocessen van de organisatie zijn tal van maatregelen genomen om het risico op fraude en onrechtmatig handelen zoveel mogelijk te reduceren. Te denken valt hierbij aan functiescheiding, toepassen van ‘meer ogen – principe’ en ICT- maatregelen op het gebied van identificatie en authenticatie. Daarnaast is in de organisatie ook aandacht voor de meer culturele en gedragskant van fraude en onrechtmatigheden. Voorbeelden hiervan zijn aan trainingen op het gebied van morele dilemma’s en beleid om een veilig werkklimaat te waarborgen. Naast preventieve maatregelen voert de gemeente ook diverse verbijzonderde controles uit. Voor transactiestromen waarbij dergelijke risico's aanwezig zijn, wordt daarom beoordeeld of er indicaties zijn dat er sprake is van fraude.
In 2023 zijn geen gevallen van interne fraude binnen de organisatie geconstateerd.